El desmontaje es una de las fases del evento a las que menos importancia les damos y sin embargo puede llegar a tirar por tierra todo el éxito del mismo.

Muchos han sido los eventos en los que he podido comprobar que en el desmontaje bajamos la guardia y no damos el último esfuerzo; esto puede repercutir directamente en la imagen final del evento, ya puedes haber logrado un nivel máximo de satisfacción que si el desmontaje y limpieza no es óptimo y rápido los comentarios finales pueden ser muy dañinos, repercutiendo directamente en la celebración de próximas ediciones o en la imagen de nuestro cliente y por la tanto, en la nuestra.

Por lo tanto sugiero:

1. Incorporar en el proyecto del evento, un punto donde se detalle el proceso de desmontaje; debería ser además minucioso describiendo cada una de sus secuencias.
2. Evitar la improvisación y seguir el plan de desmontaje cronológicamente.
3. Designar un responsable que coordine el proceso.
4. Antes del desmontaje, mantener una reunión en la que se exponga el proceso y aclaren posibles dudas.
5. Conocer todas y cada una de las particularidades legales que pudiesen haber; debemos tener en cuenta que en algunas ocasiones se requieren autorizaciones para salir de recintos u otras estancias.
6. La limpieza es fundamental; debemos dejar las cosas tal y como estaban y si es posible, mejor.
7. Soy partidario de que, si el presupuesto nos lo permite, se incorporen más personas, con el fin de cumplir con los objetivos marcados buscando la excelencia.
8. Cumplir los tiempos previstos y propuestos en el proyecto para el desmontaje.
9. La sostenibilidad ya debería formar parte del proyecto general del evento; en esta fase también deberemos seguir el proceso pautado.
10. Una buena planificación para el transcurso del evento nos ayudará proporcionalmente en el proceso de desmontaje. Podríamos decir que el desmontaje ya empieza durante el evento.
11. …

No hemos bajando la guardia en todo el evento, en el desmontaje tampoco podemos hacerlo. Hay determinados eventos que incluso requieren de un esfuerzo mayor en el desmontaje, ya sea por la asistencia de muchas personas, la participación de animales (concursos hípicos por ejemplo) o por las particularidades del mismo.

El desmontaje es el patito feo del evento pero no por ello debemos descuidarlo, este patito se puede convertir en la peor de nuestras pesadillas.

Javier Vila de Savenelle de Grandmaison