#sutilezascotidianas – En el mundo de la comunicación y el protocolo existe un ingrediente esencial que siempre aparece en todas las conversaciones que mantengo, tanto en la planificación de un acto, en una reunión de trabajo, en cómo se sentarán los invitados o en el desarrollo de un evento. Incluso diría que roza lo obsesivo: informar para evitar sorpresas.

Todo tiene su punto de equilibrio y me gustaría puntualizar que no consiste en contarlo absolutamente todo, sino en informar sobre aquellos aspectos que puedan repercutir directa o indirectamente en el desarrollo de un evento y/o en la credibilidad de una institución.

Los tiempos y las formas son compañeros de viaje inseparables a la hora de informar. Saber cuándo, cómo, dónde… o hasta qué punto se puede informar también requiere habilidad, planificación y coordinación.

La falta de información interna supone igualmente un riesgo que repercute en la gestión de una institución, porque afecta —entre otras cosas— a la confianza, a la planificación y, algo muy importante, a la elaboración correcta de la ruta para alcanzar los objetivos. Además de contar con un documento específico donde se marcan los tiempos para informar determinadas cuestiones, procuro también reflejarlo en el cronograma con un icono concreto. Es como cuando vemos en el GPS de nuestro coche el icono de una gasolinera: permite identificar rápidamente la importancia, el momento y el contenido.

Informar en tiempo y forma fomenta la credibilidad, la transparencia y la reputación. Si en un evento que organizamos informamos con suficiente antelación sobre cómo se desarrollará, dónde se sentará cada persona, quién asistirá o cuál será la duración, evitaremos la famosa reacción de “hacerse el ofendido” o comentarios como: “esto no estaba previsto”, “si llego a saber que sería así no vendría” o “este sitio no me gusta”, ya sea por quién está sentado al lado o porque considera que merece otro lugar.

La información necesita un buen escudero y, en este caso, es el argumento. Un buen argumento minimiza la incomodidad, reduce las sorpresas y refuerza nuestro mensaje. El argumento forma parte de toda decisión, tanto interna como externa, y repercute directamente en la planificación global.

Es importante no dar por hecho que determinadas cosas se entenderán como normales, porque no sabemos cómo puede interpretarse una decisión. Podemos haber tomado una determinación pensando que era la mejor opción, sin ponernos en la situación del otro. Por eso, la empatía y la visión global nos ayudarán a informar mejor y a evitar sorpresas que, en ocasiones, pueden convertirse en un problema mayor.

He vivido muchas situaciones incómodas que, si hubiese informado mejor, me habrían ahorrado momentos difíciles. Es cierto que esas experiencias también me han ayudado a desarrollar un proceso interno para minimizar estos escenarios. Por eso procuro estar siempre alerta y transmitir esa misma forma de trabajar a mis clientes.

Javier Vila de Savenelle de Grand Maison 

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